Góður undirbúningur útboðs er lykillinn að góðum árangri. Mikilvægt skref í undirbúningnum er að greina þarfirnar vel í samstarfi við notendur og skilgreina síðan hvað á að bjóða út. Einnig getur verið mjög árangursríkt að kanna möguleika á samræmdum innkaupum þ.e. að bjóða út í samstarfi við aðra aðila með svipaðar þarfir. Einföld markaðskönnun er einnig góður undirúningur svo hægt sé að setja fram raunhæf og góð skilyrði í útboðsgögnum

Hvað á að bjóða út?

Reglur um útboð taka ekki til þess hvað skuli kaupa, þ.e. skilgreiningu á vöru, heldur hvernig framkvæma skuli útboðið. En það er einmitt í þessu undirbúningsskrefi, skilgreiningu á vöru, sem oft er hægt að ná mestri hagræðingu í útboðum - og hvetja um leið til nýsköpunar á markaðnum.

Stundum getur komið betur út að bjóða út þjónustu en vöru. Sem dæmi má nefna að oft er hagkvæmara að leigja hluti í stað þess að kaupa þá. Betri nýting fæst þá oft á vörunum og er þannig umhverfisvænna þegar á heildina er litið. Einnig má gera þjónustusamninga s.s. varðandi prentun, ljósritun og ræstingar. Einnig getur komið í ljós í þarfagreiningu að hægt er að uppfylla þörfina á mun einfaldari hátt s.s. með endurnýtingu eða breyttu vinnulagi.

Einfaldasta og gagnsæjasta leið í útboðum með vistvænum áherslum er að umhverfissjónarmiðin komi fram í heiti vörunnar. Í útboðsgögnunum er svo hægt að setja fram nánari umhverfisskilyrði. Við skilgreiningu á vörunni þarf þó að hafa í huga að hún má ekki leiða til mismununar sbr. meginreglur ESB.

Dæmi um skilgreiningar á vörum sem taka tillit til umhverfissjónarmiða:

• Veitingaþjónusta sem býður upp á lífrænt ræktaðar matvörur.

• Metanbifreið

• Hönnun og bygging vistvænnar byggingar

• Umhverfisvæn ræstingarþjónusta

Á vef ESB um vistvæn innkaup má finna dæmi um hvernig skilgreina má vörur og þjónustu með vistvænum áherslum. Lesið nánar hér (Sjá Module 2: Legal framework for Green Public Procurement). Í handbók ESB og Procura+ eru einnig ágæt dæmi um þetta. Lesið nánar hér.