Hvað er umhverfsskilyrði?

Umhverfisskilyrði eru kröfur eða viðmið um umhverfisþætti tengdir eiginleikum þeirrar vöru eða þjónustu sem boðin er út og sett eru fram í útboðsgögnum. Umhverfisskilyrði eru sett fram sem lágmarksskilyrði eða matsviðmið. Einnig má setja umhverfisskilyrði fram sem samningsskilyrði. Hér má lesa nánar um mismunandi tegundir umhverfisskilyrða. 

Hvernig skal setja fram umhverfsskilyrði?

Komin er töluverð reynsla á að setja fram umhverfisskilyrði við opinber innkaup þannig að þau standist lagakröfur, bæði á Íslandi en ekki síður á öðrum Norðurlöndum og í ýmsum löndum ESB. Mikilvægt er að umhverfisskilyrðin uppfylli eftirfarandi grundvallaratriði:

• Skilyrðin komi fram í útboðsgögnum og útskýrt hvernig þau verði metin.
• Skilyrðin séu sett fram í samræmi við meginreglur ESB m.a. um gegnsæi, jafnræði bjóðenda og meðalhófsregluna.
• Skilyrðin sé hægt meta á hlutlægan og magnbundinn hátt.
• Fram komi hvaða gögn skuli fylgja með tilboði til að sanna uppfyllingu skilyrða.

Nauðsynlegt er að vanda vel til verka þegar umhverfisskilyrði eru sett fram í útboðum. Þau þurfa að byggja á faglegri þekkingu á innkaupalöggjöf og umhverfismálum auk þess að vera raunhæf. Best er að fylgja skilgreindum umhverfisskilyrðum sem til eru fyrir ýmsa vöruflokka. Einnig er mikilvægt að þekkja markaðinn vel áður en skilyrði eru sett fram. 

Samevrópsk og íslensk umhverfisskilyrði

Evrópusambandið hefur sett fram samevrópsk umhverfisskilyrði fyrir ýmsa vöruflokka. Slík skilyrði hafa nýlega verið sett fram fyrir 10 vöruflokka: pappír, hreinsiefni, tölvu- og skrifstofubúnað, byggingaframkvæmdir, flutninga, húsgögn, rafmagn, matvæli og veitingaþjónustu, textílvörur og garðyrkjuþjónustu. Lesið nánar um þessi skilyrði í hér (sjá Module 3).

Umhverfisskilyrði á íslensku hafa verið útbúin fyrir nokkra vöruflokka. Við gerð þeirra var stuðst við skilyrði sem notuð eru í nágrannalöndum okkar. Hægt er að nota skilyrðin í heilu lagi eða hluta af þeim eftir atvikum. Fella skal skilyrðin inn í önnur útboðsgögn. Einfaldleikinn þarf að vera í fyrirrúmi! Gerið sameiginleg útboð með fleiri opinberum aðilum. Íslensk umhverfisskilyrði eru til fyrir eftirfarandi vöruflokka:

• Heimilistæki
• Hótelþjónusta
• Húsgögn
• Ljósaperur
• Matvara og veitingaþjónusta
• Prentdufthylki
• Prentþjónusta
• Prent- og ljósritunarpappír
• Sápa og hársápa
• Sáraumbúðir
• Ræstivörur og þjónusta
• Upplýsingatæknibúnaður
• Vefnaðarvörur

Á vef ESB um vistvæn innkaup má finna gott skjal um lagalega umgjörð umhverfisskilyrða og setningu þeirra. Lesið nánar hér. Í handbók ESB og Procura+ má einnig lesa nánar um setningu umhverfisskilyrða. Lesið nánar hér. Norrænir aðilar hafa einnig staðið framarlega í að útbúa umhverfisskilyrði. Sjá sænsk umhverfisskilyrði (upphandlingskriterier) hér.

Hvað má og hvað má ekki við setningu umhverfisskilyrða?

Einföld þumalfingursregla um setningu umhverfisskilyrða við innkaup á vöru er að setja fram skilyrði sem tengjast eiginleikum vörunnar en ekki skilyrði sem tengjast framleiðsluferlinum eða umhverfisstarfi birgjans. Við þjónustu- eða verksamninga er framleiðsluferillinn hluti af því sem verið er að bjóða út og þá má setja kröfur um framleiðsluferilinn. Ef þjónustan veldur miklu umhverfisálagi má gera kröfu um umhverfisstjórnunarkerfi. Dæmi um slíka þjónustu er úrgangslosun. Ágæta kynningu á lagalegri umgjörð umhverfisskilyrða má finna á vef ESB (sjá Module 2: Legal framework for Green Public Procurement), með skýrum dæmum um það hvað er leyfilegt og hvað ekki. Einnig má lesa um lagalegar hliðar umhverfisskilyða í handbók ESB og Procura+ sem finna má hér.

Dæmi um skilyrði sem setja má við opinber innkaup:

• Kröfur um eiginleika vöru m.a. efnainnihald, endingu, orkunotkun, útblástur, hávaðastig, upplýsingar til notenda og viðhaldsþörf.
• Kröfur um framkvæmd þjónustu m.a. orkunotkun, efnanotkun, þjálfun starfsmanna, flutninga og upplýsingar til notenda.
• Söluaðilar taki aftur við vöru sem tekin er úr notkun eða umbúðum vegna nýrrar vöru.
• Vara eða þjónusta sé merkt með áreiðanlegu umhverfismerki s.s. Svaninum eða Blóminu eða uppfylli sambærilegar kröfur.
• Seljandi þjónustu sem veldur miklu umhverfisálagi hafi umhverfisstjórnunarkerfi sem uppfylli kröfur ISO 14001 eða sambærilegar kröfur.

Dæmi um skilyrði sem ekki má setja við opinber innkaup:

• Kröfur sem augljóslega vísa til ákveðins ferils eða vörumerkis.
• Allar kröfur sem augljóslega ívilna ákveðnu landi.
• Krafa um að framleiðendur vöru hafi tekið upp kerfi fyrir umhverfisstjórnun.
• Krafa um fjarlægðir við flutninga.

Um mismunandi tegundir umhverfisskilyrða

Lágmarksskilyrði eru lágmarkskröfur sem birgjar verða að uppfylla til að fá að taka þátt í útboðinu. Lágmarksskilyrði þarf alltaf að uppfylla. Hægt er að setja fram umhverfiskröfur í útboðum sem lágmarksskilyrði, í stað þess að setja þær fram sem matsskilyrði.
Þessi leið hefur bæði kosti og galla:

Kostir: Auðvelt að útskýra lágmarkskröfur. Mat á tilboði einfalt og gagnsætt.
Gallar: Því fleiri lágmarksskilyrði, því meiri hætta er á að fáir birgjar geti skilað tilboði. Slíkt gengur gegn öðrum markmiðum útboðsins, t.d markmiðum um virka samkeppni. Lágmarkskröfur geta verið óréttlátar að því leyti að birgja getur verið hafnað ef hann uppfyllir ekki skilyrðin í einum flokki, þó að skilyrðin í öllum öðrum flokkum séu uppfyllt og jafnvel betur en það.

Kostir: Fleiri birgjar komast að með fjölbreyttara úrval.
Gallar: Oft getur reynst erfitt að búa til réttlátt og hlutlægt stigamatskerfi í útboðum.

Samningsskilyrði eru skilyrði sem sett eru inn í samning eftir að mat á tilboðum hefur farið fram. Þau eru því ekki notuð við mat á hagkvæmni tilboða. Samningsskilyrði geta t.d. snúist um umhverfisstarf seljandans, samgöngumáta eða upplýsingagjöf. Eftirfylgni samningsskilyrða er afar mikilvæg. Samningsskilyrði þarf að kynna í útboðgögnum.