Eitt mikilvægasta skref vistvænna innkaupa er að greina raunverulega þörf, einblína ekki á ákveðna vöru heldur á virkni hennar þ.e. hvaða þörf hún á að uppfylla. Þörfina má ef til vill uppfylla með breyttu vinnulagi, endurnýtingu, þjónustu eða öðrum valkosti. Vistvæn innkaup snúast ekki alltaf um að kaupa vistvænni vöru heldur geta þau snúist um að kaupa minna eða að fara aðrar leiðir. Að spyrja og ræða við seljendur er gagnlegt í þessu samhengi og getur leitt til nýrra og betri lausna.

5 atriði til að hafa í huga áður en keypt er inn:

• Hvað þurfum við í raun? Okkur hættir til að kaupa vörur sem við þurfum í raun ekki á að halda. Fjöldi hreinsiefna er ágætt dæmi; Íslenskt ræstingafyrirtæki fækkaði efnum í almennum ræstingum frá 12 niður í 4 efni án þess að slá af gæðakröfum. Einfaldleikinn er oft bestur og getur sparað bæði tíma og peninga.
• Þurfum við örugglega að kaupa nýtt? Með því að nota vöru sem lengst fæst oft mest virði út úr innkaupum. Oft er hægt að lagfæra/uppfæra það sem fyrir er. Í sveitarfélaginu Pori í Finnlandi var komið á fót endurnotkunarvettvangi á vefnum. Starfsmenn sem ekki lengur notuðu skrifstofubúnað auglýstu slíkt til handa öðrum starfsmönnum.
• Hve lengi á varan að endast? Að kaupa endingargóðar vörur, sem auðvelt og ódýrt er að reka, viðhalda eða lagfæra er oft bæði umhverfisvænt og hagkvæmt þegar til lengri tíma er litið. Við þekkjum öll mýmörg dæmi um slíkt frá heimilishaldinu!
• Getum við farið betur með það sem til er? Með réttri notkun, má oft nýta betur og lengja líftíma tækja. Sem dæmi má á einfaldan hátt stilla prentskipanir þannig að prentað sé báðu megin og tvær síður á hverja hlið. Með því má spara umtalsvert í innkaupum á prentdufti og pappír. Einnig er hægt að stilla á orkusparandi stillingar sem minnkar notkun á rafmagni.
• Er hægt að velja allt aðra lausn? Oft getur verið hagstæðara að kaupa þjónustu í stað vöru. Hægt er að leigja ýmsa hluti m.a. bíla og tæki. Einnig má gera þjónustusamninga s.s. varðandi prentun, þrif og leigubíla. Þannig má minnka útgjöld með óþarfa fjárfestingum og vera um leið umhverfisvænni. Innkaup á þjónustu í stað vöru hefur oft skilað umtalsverðum hagnaði.

Þegar þörfin fyrir innkaup liggur ljós fyrir er komið að því að spyrja seljendur og velja síðan besta kostinn.

Notum hugmyndaflugið við innkaup og verum óhrædd að breyta til. Látum ekki bara vanann stjórna innkaupunum!